In 6 stappen naar de perfecte vergaderlocatie

Oh jee! Je moet een vergadering, meeting of workshop organiseren.  Maar hoe begin je? Je wilt natuurlijk de ideale locatie vinden , maar door het gigantisch grote aanbod weet je niet waar je moet beginnen. Wij helpen je graag op weg aan de hand van deze 6 stappen. Zo boek je binnen no-time een perfecte locatie voor jouw evenement.

Stap 1: Inventariseer
Inventariseer je suf! Vraag eens rond bij je collega’s naar hun doelen, verwachtingen en wensen zodat je weet waar je naar moet zoeken. Denk bijvoorbeeld aan dingen zoals:

• Hoe lang duurt de vergadering?
• Wat is het budget?
• Is er catering nodig in de vorm van koffie/thee, lunch of diner?
• Hoeveel personen komen er naar de bijeenkomst?
• Waar komen deze personen vandaan?
• Hoe belangrijk is bereikbaarheid met het openbaar vervoer of de aanwezigheid van een parkeerplaats?
• Wat is het doel van de vergadering?

Dit zijn allemaal aspecten waar je van tevoren even over na moet denken voordat je een locatie gaat benaderen. Aan de hand van deze vragen is het duidelijk waar je rekening mee moet houden en kun je op zoek naar de perfecte locatie. Geef je wensen ook duidelijk door aan ons bij meetings.nl. Zo kunnen we nog beter voor je op zoek gaan naar de best passende locatie!

Stap 2: Denk na over de opstelling
Een goede locatie zorgt ervoor dat de zaal klaar staat zoals jij wilt. Ga daarom voor de opstelling die het beste aansluit bij jouw zakelijke bijeenkomst. Op meetings.nl hebben we bij elke locatie aangegeven welke opstellingen mogelijk zijn in welke zalen en hoeveel personen er op basis van deze opstelling in de zaal passen. Organiseer je een vergadering? Dan wordt er vaak gekozen voor een U-vorm. Organiseer je een workshop? Dan wordt er juist vaak gekozen voor een school- of theateropstelling.

Stap 3: Laat je inspireren
Kijk eens rond op meetings.nl en vorm voor jezelf een beeld van de mogelijke locaties. Laat je inspireren door reviews  over de locatie of ga eens langs bij de locatie zelf. Zo kan je zelf beoordelen of de locatie voldoet aan jouw wensen en of deze het wow-gevoel bij je oproept. Vind je het lastig om een geschikte locatie te vinden? Laat het dan gewoon helemaal aan ons over!

Stap 4: Vergelijk de prijzen
Als je via meetings.nl meerdere locaties hebt aangevraagd zullen wij al deze offertes naar je door sturen. Op deze manier hoef je niet zelf elke locatie te benaderen en heb je alles overzichtelijk op één pagina staan. Let er wel op of deze prijzen wel binnen het budget vallen. Zorg er wel voor dat je goed let op de kleine lettertjes als je verschillende locaties vergelijkt. Denk hierbij aan betaald parkeren, catering, kosten voor Wi-Fi en of apparatuur al bij de prijs in zit. Zo kan je een eerlijke vergelijking maken. Zorg er daarnaast voor dat je ook op de kwaliteit let. Weeg service en gastvrijheid af tegen de prijs en maak daarna pas een evenwichtige keuze.

Stap 5: Boek ‘m!
Ben je overtuigd van de locatie? Ligt de prijs binnen je budget? Dan is het tijd om de locatie te boeken. Op meetings.nl kan je heel simpel laten weten dat je akkoord gaat met het aanbod van de locatie. Klik gewoon op de link van de aanbieding die we naar je gestuurd hebben. Hier krijg je een overzicht te zien van alle offertes van de locaties die je hebt aangevraagd. Om de locatie vast te leggen klik je op ‘Accepteer aanbieding’ en kan je nog eventuele opmerkingen toevoegen aan de offerte.

Stap 6: Terugblik op de bijeenkomst
Ga na de vergadering langs bij collega’s, vraag naar hun ervaringen en koppel dit terug aan de locatie. Zo kan je op meetings.nl een review schrijven over de locatie maar ook over onze service. Wij horen graag wat jullie van de locatie en onze service vinden zodat we jou de volgende keer nog beter van dienst kunnen zijn. Daarnaast vindt een locatie het altijd fijn om te horen wat er goed was en of er nog verbeterpunten zijn. Zo gaan we er allemaal op vooruit!

Denk jij dat je na het lezen van bovenstaande tips inmiddels een pro bent in het zoeken van de perfecte locatie? Test dat maar eens uit en doe voor je volgende zakelijke evenement een locatieaanvraag op meetings.nl. Valt het toch een beetje tegen om de perfecte locatie te vinden? Dan helpen wij van meetings.nl je graag!

Bron: NBC Congrescentrum