Blunders per mail, hoe voorkom je ze?

Het kan vaak goed mis gaan tijdens het e-mailverkeer. Denk aan; te heftig reageren, grappen die niet goed vallen, pijnlijke typefouten, vertrouwelijke tekst naar de verkeerde sturen, een amoureuze bekentenis naar de verkeerde collega sturen, roddelen of een e-mail doorsturen naar de verkeerde groep mensen. Bekijk de tien meest gemaakte fouten/blunders. En, nog belangrijker…hoe je ze kunt voorkomen.

1. Heftig reageren
Een e-mail schiet je in het verkeerde keelgat en je reageert direct met een boze mail. De ontvanger kan deze reactie ook weer verkeerd begrijpen en dit veroorzaakt onnodige misverstanden. Behandel een geschil bij voorkeur nooit via e-mail. Lees je e-mail altijd goed door wanneer je deze getypt hebt en klik dan pas op verzenden. Dit geldt uiteraard vooral voor boze e-mails. Twijfel je over de toon? Laat een collega meelezen en vraag zijn of haar mening.

2. Grappen maken
Het succes van een grap valt of staat niet alleen met de juiste timing, maar ook met de juiste toon en lichaamstaal. Dit betekent dat wanneer je een grap maakt, je het risico loopt dat de ontvanger dit verkeerd opvat.  E-mailhumor wordt zeker niet altijd gewaardeerd. Blijf zakelijk in zakelijke mails en wees heel voorzichtig met grappen.

3. Pijnlijke typefouten
Vergis je niet in de ellende die je kunt veroorzaken door een typefout die niet als zodanig wordt herkend. Daarnaast kom je door typefouten onprofessioneel over. Het nogmaals doorlezen van je e-mails is niet alleen handig wanneer je boos bent en een pittige e-mail hebt opgesteld. Het zorgt er ook voor dat je typefouten uit de mail weet te vissen voordat je kunt verzenden.

4. Vertrouwelijke teksten naar de verkeerde
Het versturen van een vertrouwelijke tekst naar de verkeerde persoon kan voor zeer pijnlijke situaties zorgen. Vertrouw niet te veel op je geheugen en kijk goed welke tekst je hebt geplakt in de mail. Nogmaals: lees je mail goed na voordat je deze verstuurd en naar wie.

5. Roddelen
Wanneer je een e-mail aan het schrijven bent die over een bepaald persoon gaat, let er dan goed op dat je deze e-mail naar de juiste persoon stuurt. Het zal niet de eerste keer zijn dat dit wordt verstuurd naar de persoon waarover het gaat. Check of het e-mailadres niet automatisch is aangevuld door het e-mailprogramma, ook in de cc. Wissel privé-informatie over personeel of zakenpartners niet uit via de mail. Roddel dus niet via de mail, dan staat het namelijk zwart op wit.

6. Ongevraagde informatie verzenden
Kettingbrieven komen ook op de werkvloer voor: e-mails die je door moet sturen naar zoveel mogelijk mensen. Een vergelijkbare variant zijn de e-mails waarin je wordt gewaarschuwd voor een gevaarlijk virus dat je hele harde schijf wist. Dit soort mails zijn in 99 procent van de gevallen onzin. Wanneer je ze doorstuurt naar andere mensen kan dat als vervelend worden ervaren.

7. Caps Lock
Het gebruik van hele woorden of zinnen in hoofdletters is het webequivalent van schreeuwen.
Ook uitroeptekens om jouw onderwerp kracht bij zetten, komen nogal schreeuwerig over.

8. Houd e-mail helder en beknopt
Zorg ervoor dat de ontvanger direct begrijpt wat je vraagt of zegt. Helder taalgebruik en een overzichtelijke lay-out brengen je boodschap beter over.

9. Formuleer een duidelijk onderwerp
De ontvanger moet aan de onderwerpregel al kunnen zien wat de aard van het bericht is. Hierdoor zal de ontvanger je bericht sneller openen en is de strekking van je verhaal snel duidelijk.

 10. Kies het juiste medium
Bedenk wanneer je antwoord van iemand wilt, voordat je het medium kiest waarmee je hem benadert. Wanneer je haast hebt, een discussie wilt voeren of boos bent, is bellen of langslopen effectiever dan mailen.

(Bron: intermediair.nl)