meetings.nl, vind de perfecte locatie voor jouw zakelijke meeting

klanten reviews

Je smartphone gebruiken tijdens de meeting?

Midden in een vergadering je telefoon opnemen om vervolgens een uitgebreid gesprek te voeren, doet natuurlijk niemand. Dat is onbeschoft tegenover je collega’s, en zeer onprofessioneel. Maar hoe zit het bijvoorbeeld met even snel je mail checken tijdens een meeting? Of even snel een e-mail sturen?

Het lijkt alsof je hier niemand mee lastig valt, maar als je je aandacht niet bij het onderwerp kan houden wat op dat moment belangrijk is, is dat ontzettend storend voor je collega’s. Zo blijkt dat meer dan de helft van de mensen zich eraan ergert wanneer anderen tijdens een vergadering, lunch of borrel met hun telefoon in de weer zijn.

Smartphones maken over het algemeen ons werk veel makkelijker, maar er zijn ook een aantal valkuilen. Hier enkele do’s en don’ts voor het gebruik van je smartphone tijdens je werk:

Do’s

  • Belangrijke vergadering? Zet van tevoren altijd je telefoon op stil, en stop hem weg. E-mails kunnen best even wachten, en je voicemail vangt de belangrijke telefoontjes voor je op. Zo kan je je volledig focussen op de vergadering.
  • Verwacht je een belangrijk telefoontje? Als het iets is dat écht niet kan wachten, geef dit dan aan het begin van de vergadering aan. Leg uit waarom het niet kan wachten, en verontschuldig je van te voren alvast voor de onrust die het kan veroorzaken. Gebruik je telefoon voor de rest niet, zet je trilfunctie aan en verlaat zo discreet mogelijk de vergaderruimte zodra je gebeld wordt, om je collega’s zo min mogelijk te storen.
  • Gebruik je je smartphone om aantekeningen te maken tijdens de vergadering? Leg dit dan van te voren uit aan de overige deelnemers, zodat ze begrijpen dat je je telefoon niet voor andere zaken gebruikt die je aandacht afleiden.
  • Een borrel of een lunch? Dit is natuurlijk informeler dan een vergadering, en tijdens zulke bijeenkomsten is er meer ruimte om je telefoon te gebruiken om bijvoorbeeld even een bericht te versturen of een e-mail te lezen. Zorg echter wel dat je je aandacht bij de aanwezigen houdt, en niet bij het apparaat in je hand. Kijk niet elke vijf minuten, maar kies bijvoorbeeld een of twee handige momenten om even op je smartphone te kijken.
  • Heb je belangrijke bedrijfsinfo op je telefoon staan? Wees dan heel voorzichtig met je smartphone en beveilig deze goed met een pincode. Mocht je telefoon dan gestolen worden is je informatie beschermd.

Don’ts

  • Gebruik je telefoon niet voor andere dingen tijdens een meeting. Wanneer jij toevallig net even je Facebook bekijkt, kan net die belangrijke vraag aan jou gesteld worden. Voorkom genante situaties waarbij het duidelijk is dat je aandacht er niet bij was, door je telefoon op te bergen.
  • Gaat je telefoon tijdens een vergadering? Als het niet dat superbelangrijke telefoontje is dat echt niet kan wachten, neem dan niet op. Ook niet om te zeggen dat je straks terug zal bellen. Laat je voicemail zijn werk doen en neem later contact op.
  • Gebruik niet al te vlotte en informele taal in je contact met collega’s en klanten. Blijf zakelijk en professioneel in je communicatie met zakelijke contacten. Ook als jullie communicatie verloopt via sms of whatsapp. Vermijd het gebruik van emoticons, afbeeldingen of jargon. Dit is professioneler en duidelijker.
  • Moet je een gecompliceerde boodschap overbrengen? Doe dit dan liever niet via je smartphone. Gebruik geen sms, whatsapp of e-mail om bepaalde zaken te bespreken. Bel in plaats daarvan op, of maak een afspraak. 

Tekst: Sanne Mulder – meetings.nl

 

In 3 stappen de perfecte locatie, boek nu

  • 1 Stel jouw bijeenkomst samen
  • 2 Ontvang kosteloos en vrijblijvend offertes
  • 3 Kies en boek