De belangrijkste meeting trends 2015

Technology

Voor 2015 zijn dit de belangrijkste meeting 10 technologie trends;

1. Mobiele event apps zijn inmiddels onmisbaar geworden en het gebruik zal alleen maar toenemen. De makers van mobiele event apps zullen de opties verder uitbreiden. Veel van die ontwikkelingen zijn gericht op het vervangen van bestaande processen, zoals bijvoorbeeld:

• Het vervangen van papieren programma's, agenda's, deelnemersoverzichten, exposantenlijsten, etc. Papier zal uiteindelijk niet meer gebruikt worden.
• Het vervangen van stemapparatuur en papieren enquêtes 

Daarnaast bieden event apps ook verbeteringen op het gebied van: 
• Onsite social media netwerken 
• Groepsaankondigingen en gerichte waarschuwingen 
• Verbeteren van peer-peer boodschappen, maken van afspraken en het uitwisselen van zakelijke contacten 
• Verbeterde matchmaking en netwerkmogelijkheden 
• Geïntegreerde gamification toepassingen 
• Bijhouden van CEU (Continuing Education Unit) 
• Social media betrokkenheid

Echter, mobiele event apps zijn er niet alleen om bestaande processen te verbeteren. Ze kunnen ook nieuwe diensten leveren zoals de volgende twee trends: 

2. iBeacon transmitters en BLE (Bluetooth low energy) zullen vele nieuwe mogelijkheden bieden voor meetingplanners en deelnemers aan bijeenkomsten. Dit jaar zijn iBeacons al geïnstalleerd in sport arena's, musea, luchthavens en diverse grote winkels. Deze technologie is veelbelovend voor evenementen. Bijna alle grote event app ontwikkelaars zijn al bezig om dit te verwerken. Echter gebruikers moeten niet het idee hebben dat er inbreuk gemaakt wordt op hun privacy, want dan wordt Blue tooth gewoon uitgezet of wordt de app zelfs verwijderd. Het gebruik van Ibeacons moet dus echt iets toevoegen.

3. Het maken van analyses is een van de belangrijkste voordelen van een mobiele event app. Niet alleen voor of na het congres, maar juist tijdens de bijeenkomst zelf om eventueel nog bij te kunnen sturen. Deze analytische mogelijkheden geven dus ook meer inzicht in het gedrag van deelnemers wat tot meerwaarde van het lidmaatschap van een organisatie kan leiden.

4. Big data wordt een belangrijk onderdeel van event marketing en design 
Tegenwoordig wordt elke activiteit bijgehouden: website bezoeken, elke aanraking op de smartphone, elke like op Facebook, bewakingscamera's, en nog veel meer. Big data wil deze gegevens uit veel verschillende bronnen combineren zodat trends zichtbaar worden en interactie met de klant verbeterd kan worden (meer verkopen). Big Data is "de volgende grens voor innovatie, concurrentie en productiviteit", aldus het McKinsey Global Institute. 
Het probleem is dat Big Data veel opslagruimte kost en voorheen alleen beschikbaar was voor grote, zeer goed gefinancierde entiteiten. Big Data-as-a-Service (BDaaS) is nu in opkomst als cloud provider en biedt kleinere organisaties of verenigingen meer betaalbare toegang tot deze enorme stroom van relevante gegevens. 
Een voorbeeld hiervan is de samenwerking tussen ICCA - The International Congress and Convention Association en Human Equation die BDaaS levert aan haar leden. Leden hebben nu toegang tot 436 miljoen artikelen geschreven door 7,4 miljoen wetenschappelijke auteurs.

5. Het lekken van data en app hacking vormt een serieuze bedreiging voor events in 2015
Het stelen van wachtwoorden, etc zijn voorbeelden van hacking activiteiten die steeds geavanceerder zullen worden.Hou daar als planner rekening mee en neem de juist voorzorgsmaatregelen (PCI Compliant)

6. Er zullen onvertraagde automatische vertalingsmogelijkheden komen voor events en meetings. Dat betekent dus dat tolkcabine's achter in de zaal kunnen verdwijnen. Vanaf 2007 bestaat Google Translate al maar er zijn al veel geavanceerdere methodes op de markt in de vorm van mobiele apps, zoals WorldLens en binnenkort Skype Translator.

7. Event en hotel Wi-Fi wordt een vanzelfsprekendheid 
Gratis Wi-Fi is de meest gewenste in-room faciliteit van een hotel. Meetingplanners letten steeds meer op de aanwezigheid van dit soort faciliteiten op locatie. Binnen 2 tot 3 jaar is de snelheid van WiFi bij grote evenementen geen issue meer.

8 Geen passieve aanwezige maar een betrokken actieve deelnemer 
De combinatie van sociale media en mobiele technologie heeft de betrokkenheid van deelnemers aan events alleen maar vergroot. Men wil niet meer passief luisteren maar actief meedoen. De hele dynamiek van het vergaderen is daardoor aan het veranderen.

9 Aerial (drone) video biedt nieuwe perspectieven voor event fotografie (als regelgeving worden aangepast) 
Op afstandbedienbare, multi-rotor helikopters, uitgerust met professionele HD-videocamera's geven een totaal nieuwe dimensie aan het maken van video's tijdens events.

10. De aandachtsspanne zal blijven dalen 
De menselijke kennis verdubbelt elk jaar en we worden overspoeld met informatie 24/7 waar we ook zijn. We worden ook bestookt met honderden marketing boodschappen per dag en krijgen ook nog eens honderden e-mail / SMS-berichten. Een van de resultaten is dat de aandachtsspanne verminderd wat ook van invloed is op de inhoud van een bijeenkomst:

Kortere presentatie tijden (15 minuten TED talk stijl) 
• Meer interactiviteit tijdens sessies 
• Meer gebruik van tools die de betrokkenheid vergroten 
• Afbeeldingen moeten een prominentere rol gaan spelen in artikelen, blogs, website postings, event promotiemateriaal en computer presentaties (een foto zegt vaak meer dan duizend woorden). 
• Korte video is de nieuwe taal van het internet - krachtiger dan foto's en veel krachtiger dan tekst. Twee video-tips: A: Neem op in HD. B: Houd het kort! In veel gevallen duurt een promotievideo niet langer dan een minuut.

11. Bonus trend (een herhaling van voorgaande jaren) : Ondanks het toegenomen gebruik van virtuele vergader technologie, zullen face-to-face meetings en beurzen levensvatbaar blijven
Webinars en andere virtuele vergaderingen zijn zeer geschikt voor korte informatie-uitwisseling. Echter, in de huidige multi-tasking en vaak afleidende werkomgeving, is de aandachtsspanne kort. Dertig tot vijfenveertig minuten is meestal het maximum dat men achter een beeldscherm kan doorbrengen tijdens een webinar.

Live bijeenkomsten bieden een veel rijkere, en meer gerichte leerervaring dan welke virtuele vergadering dan ook . Om het kort en bondig te zeggen er bestaat niet zoiets als een "virtueel biertje!"

11. Bonus trend (een herhaling van voorgaande jaren) : Ondanks het toegenomen gebruik van virtuele vergader technologie, zullen face-to-face meetings en beurzen levensvatbaar blijven
Webinars en andere virtuele vergaderingen zijn zeer geschikt voor korte informatie-uitwisseling. Echter, in de huidige multi-tasking en vaak afleidende werkomgeving, is de aandachtsspanne kort. Dertig tot vijfenveertig minuten is meestal het maximum dat men achter een beeldscherm kan doorbrengen tijdens een webinar. Live bijeenkomsten bieden een veel rijkere, en meer gerichte leerervaring dan welke virtuele vergadering dan ook . Om het kort en bondig te zeggen er bestaat niet zoiets als een "virtueel biertje!"

Bron: Congreswereld Corbin Ball